Ein Webshop, ein neues Lagerverwaltungssystem oder eine andere Fachsoftware soll Daten an Sage 100 übergeben. Oft wächst gleichzeitig das Volumen, und die bisherige manuelle Belegerfassung wird zum Engpass.
In beiden Fällen stellt sich die gleiche Frage: Wie kommen die Daten aus dem neuen System als Beleg in die Sage 100? Eine passende Anbindung legt die Belege automatisch an. Die manuelle Belegerfassung entfällt.
Wenn Sie bereits einen konkreten Ablauf prüfen möchten, finden Sie auf der Leistungsseite die wichtigsten Angaben für eine automatisierte Belegerstellung in Sage 100.
Was dabei automatisiert wird
Liefert ein Fremdsystem die notwendigen Daten, kann daraus automatisch ein Beleg in Sage 100 entstehen. Dafür arbeiten wir programmatisch mit den Geschäftsobjekten der Sage 100 statt über die Benutzeroberfläche. Entscheidend sind nicht nur die Felder, sondern auch Belegart, Preisfindung, Lagerlogik und der Umgang mit Warnungen.
Wie die automatische Belegerstellung funktioniert
Meistens läuft ein Windows-Dienst auf Ihrem Server, der auf Daten wartet. Die können als Datei ankommen, weil der Dienst einen Ordner überwacht, per Schnittstelle wie einer REST-API oder aus einer Datenbanktabelle, die das Fremdsystem befüllt. Sobald neue Daten vorliegen, erzeugt der Dienst den passenden Beleg in der Sage 100.
Nicht immer muss das komplett im Hintergrund laufen. Manchmal bauen wir eine Maske im AppDesigner, über die ein Mitarbeiter die Belegerstellung per Klick anstößt. Die Logik dahinter läuft automatisch und berücksichtigt Belegart, Positionen und Preis. Der Mitarbeiter gibt nur noch den Startschuss.
Zwei Beispiele aus unserer Praxis
Lagerverwaltung (WMS): Bei einem Kunden läuft der gesamte Prozess von der Webbestellung bis zum Versand automatisch. Eine Bestellung geht im Webshop ein. Daraus erstellt unser Dienst einen Auftrag in der Sage 100 und sendet ihn ans WMS. Im Lager wird kommissioniert. Wenn die Kommissionierung abgeschlossen ist, erzeugt das WMS eine Packrückmeldung. Die Packrückmeldung kommt zurück in die Sage, und unser Dienst erstellt daraus den Folgebeleg: je nach Kundengruppe und Versandart eine Sofortrechnung oder einen Lieferschein. Was nach zwei Fällen klingt, sind in der Praxis dutzende Regelkombinationen, weil sich Kundengruppen, Versandarten und Artikeltypen kreuzen. Jede Kombination musste einzeln getestet werden, weil ein Fehler direkt in der Buchhaltung landet.
Lizenzverwaltung (License Central): Ein Softwareanbieter startet Aufträge aus einer AppDesigner-Auftragsübersicht. Für die einzelnen Positionen werden automatisch Lizenzschlüssel über die License Central von WIBU generiert. Die Schlüssel kommen zurück in die Sage 100, und daraus entsteht ein Lieferschein mit allen Lizenzschlüsseln, der direkt an den Endkunden geht.
Weitere Beispiele sind Webshop-Anbindungen wie unsere plentymarkets-Schnittstelle, bei denen Bestellungen, Bestände und Rechnungen in beide Richtungen synchronisiert werden.
Was dabei schiefgehen kann
Die Belege programmatisch anzulegen ist nicht der schwierige Teil. Der schwierige Teil ist alles drumherum. Die Sage 100 hat an einigen Stellen ein Verhalten, das bei der manuellen Belegerfassung kein Problem ist, bei der automatischen Erstellung aber schnell zu Folgefehlern führt.
Warnungen beim Speichern
Die Sage 100 zeigt beim manuellen Anlegen Warnungen an, etwa wenn der Lagerbestand nicht ausreicht. Bei der automatischen Erstellung gibt es einen Parameter, der diese Warnungen unterdrückt. Viele setzen ihn pauschal ein, weil es bequem ist. Wir hatten einen Fall, da ging ein Beleg trotz fehlendem Bestand durch. Drei Wochen hat das keiner gemerkt, bis die Buchhaltung fragte, warum die Bestände nicht stimmen. Seitdem brechen wir bei Warnungen ab und protokollieren den Fehlerfall.
Lagerplätze bei der Belegübernahme
Bei der automatischen Erstellung von Folgebelegen muss man genau darauf achten, dass die Lagerplätze korrekt übernommen werden. Aus einem früheren Projekt wissen wir, wie schnell das schiefgehen kann und welche Auswirkungen das auf die Bestände hat. Seitdem prüfen wir die Lagerplatzübernahme bei jeder neuen Automatisierung von Anfang an mit.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert das mit unserem System?
Wir brauchen eine Möglichkeit, die Daten aus Ihrem System zu lesen: per Datei, API oder Datenbanktabelle. Welcher Weg passt, hängt vom Fremdsystem und dem gewünschten Ablauf ab.
Welche Belegarten lassen sich automatisch erstellen?
Je nach Prozess kommen Verkaufs- und Einkaufsbelege infrage, etwa Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Welche Belegart technisch und fachlich passt, wird vor der Umsetzung geprüft.
Können auch Folgebelege automatisch erstellt werden?
Ja. Ein typisches Beispiel: Aus einer Auftragsbestätigung wird automatisch ein Lieferschein oder eine Rechnung erzeugt. Dabei werden die Positionen aus dem Vorgängerbeleg übernommen. Das nutzen wir etwa bei der WMS-Anbindung, wo nach der Kommissionierung automatisch der passende Folgebeleg entsteht.
Warum nutzt web2perform die Geschäftsobjekte und schreibt nicht direkt in die Datenbank?
Die Geschäftsobjekte bringen die Geschäftslogik der Sage 100 mit. Dazu gehören Preisfindung, Lagerbestandsführung, Belegverkettung und Nummernkreise. Wer Daten direkt in die Datenbank schreibt, umgeht diese Logik. Das kann zu einem fehlerhaften Datenbestand und schwer nachvollziehbaren Fehlern in der Sage 100 führen.
Warum nutzt web2perform nicht immer die Sage 100 API für die Belegerstellung?
Die passende Technik hängt von Sage-Version, Belegprozess und den benötigten Operationen ab. Wenn ein Ablauf mehr als das reine Anlegen umfasst, prüfen wir, ob die API ausreicht oder ob die Geschäftsobjekte den besseren Zugriff auf Beleglogik und Folgeprozesse bieten.
Brauchen wir dafür eine zusätzliche Sage-Lizenz?
Das kommt auf die Umsetzung an. In manchen Fällen wird eine zusätzliche Named-User-Lizenz benötigt, die die Belege erstellt. In anderen Fällen nicht. Das klären wir im Vorfeld, damit es keine Überraschungen gibt.
Was passiert, wenn bei der automatischen Erstellung ein Fehler auftritt?
Der Beleg wird nicht angelegt. Stattdessen wird der Fehler protokolliert und je nach Einrichtung per Mail oder Benachrichtigung gemeldet. So können Sie oder wir den Fall prüfen, bevor fehlerhafte Daten in der Buchhaltung landen.
Können wir die Belegerstellung auch manuell anstoßen?
Ja. Neben der vollautomatischen Variante über einen Windows-Dienst bauen wir auch AppDesigner-Masken, über die ein Mitarbeiter die Erstellung per Klick auslöst. Voraussetzung ist, dass die Daten für den Beleg vorhanden sind, zum Beispiel in einem Webshop, einem ERP-Fremdsystem oder einer anderen Datenquelle. Die Logik dahinter läuft dann automatisch: Der Mitarbeiter startet den Vorgang, die Daten werden abgerufen und der Beleg entsteht.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Das hängt davon ab, wie viele Belegarten, Regelkombinationen und Sonderfälle abgedeckt werden müssen. Eine Anbindung mit einer Belegart und klarer Logik ist überschaubar. Sobald mehrere Belegarten, Kundengruppen oder Versandarten ins Spiel kommen, steigt der Aufwand vor allem beim Testen. Wir schätzen den Umfang nach einem ersten Gespräch ein.
So geht es weiter
Wenn Daten bereits in einem anderen System vorliegen und anschließend von Hand als Sage-100-Beleg erfasst werden, lässt sich der Ablauf häufig technisch prüfen. Entscheidend sind Datenquelle, Zielbeleg und die Sonderfälle, die nicht automatisch durchlaufen dürfen.
Leistung und Projektablauf zur Belegautomatisierung ansehen.