Sie führen einen Webshop ein, ein neues Lagerverwaltungssystem oder eine andere Software, die mit der Sage 100 zusammenarbeiten soll. Oder Ihr Unternehmen wächst und Prozesse, die bisher manuell funktioniert haben, halten mit dem Volumen nicht mehr mit.
In beiden Fällen stellt sich die gleiche Frage: Wie kommen die Daten aus dem neuen System als Beleg in die Sage 100? Wir lösen das, indem wir die Belege automatisch anlegen lassen. Ohne Belegerfassung, ohne manuelle Zwischenschritte.
Kurz und knapp
Wenn ein Fremdsystem Daten produziert, aus denen in der Sage 100 ein Beleg werden soll, können wir diesen Prozess automatisieren. Wir arbeiten dabei programmatisch mit den Geschäftsobjekten der Sage 100, nicht über die Benutzeroberfläche. Wie das in der Praxis aussieht und worauf Sie achten sollten, beschreiben wir hier.
Wie die automatische Belegerstellung funktioniert
Meistens läuft ein Windows-Dienst auf Ihrem Server, der auf Daten wartet. Die können als Datei ankommen, weil der Dienst einen Ordner überwacht, per Schnittstelle wie einer REST-API oder aus einer Datenbanktabelle, die das Fremdsystem befüllt. Sobald neue Daten vorliegen, erzeugt der Dienst den passenden Beleg in der Sage 100.
Nicht immer muss das komplett im Hintergrund laufen. Manchmal bauen wir eine Maske im AppDesigner, über die ein Mitarbeiter die Belegerstellung per Klick anstößt. Die Logik dahinter - welche Belegart, welche Positionen, welcher Preis - läuft trotzdem automatisch. Der Mitarbeiter gibt nur noch den Startschuss.
Zwei Beispiele aus unserer Praxis
Lagerverwaltung (WMS): Bei einem Kunden läuft der gesamte Prozess von der Webbestellung bis zum Versand automatisch. Eine Bestellung geht im Webshop ein. Daraus erstellt unser Dienst einen Auftrag in der Sage 100 und sendet ihn ans WMS. Im Lager wird kommissioniert. Wenn die Kommissionierung abgeschlossen ist, erzeugt das WMS eine Packrückmeldung. Die Packrückmeldung kommt zurück in die Sage, und unser Dienst erstellt daraus den Folgebeleg - je nach Kundengruppe und Versandart eine Sofortrechnung oder einen Lieferschein. Was nach zwei Fällen klingt, sind in der Praxis dutzende Regelkombinationen, weil sich Kundengruppen, Versandarten und Artikeltypen kreuzen. Jede Kombination musste einzeln getestet werden, weil ein Fehler direkt in der Buchhaltung landet.
Lizenzverwaltung (License Central): Ein Softwareanbieter startet Aufträge aus einer AppDesigner-Auftragsübersicht. Für die einzelnen Positionen werden automatisch Lizenzschlüssel über die License Central von WIBU generiert. Die Schlüssel kommen zurück in die Sage 100, und daraus entsteht ein Lieferschein mit allen Lizenzschlüsseln, der direkt an den Endkunden geht.
Weitere Beispiele sind Webshop-Anbindungen wie unsere plentymarkets-Schnittstelle, bei denen Bestellungen, Bestände und Rechnungen in beide Richtungen synchronisiert werden.
Was dabei schiefgehen kann
Die Belege programmatisch anzulegen ist nicht der schwierige Teil. Der schwierige Teil ist alles drumherum. Die Sage 100 hat an einigen Stellen ein Verhalten, das bei der manuellen Belegerfassung kein Problem ist, bei der automatischen Erstellung aber schnell zu Folgefehlern führt.
Warnungen beim Speichern
Die Sage 100 zeigt beim manuellen Anlegen Warnungen an, etwa wenn der Lagerbestand nicht ausreicht. Bei der automatischen Erstellung gibt es einen Parameter, der diese Warnungen unterdrückt. Viele setzen ihn pauschal ein, weil es bequem ist. Wir hatten einen Fall, da ging ein Beleg trotz fehlendem Bestand durch. Drei Wochen hat das keiner gemerkt, bis die Buchhaltung fragte, warum die Bestände nicht stimmen. Seitdem brechen wir bei Warnungen ab und protokollieren den Fehlerfall.
Lagerplätze bei der Belegübernahme
Bei der automatischen Erstellung von Folgebelegen muss man genau darauf achten, dass die Lagerplätze korrekt übernommen werden. Aus einem früheren Projekt wissen wir, wie schnell das schiefgehen kann und welche Auswirkungen das auf die Bestände hat. Seitdem prüfen wir die Lagerplatzübernahme bei jeder neuen Automatisierung von Anfang an mit.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert das mit unserem System?
Wir brauchen eine Möglichkeit, die Daten aus Ihrem System zu lesen - per Datei, API oder Datenbanktabelle. Welcher Weg am sinnvollsten ist, hängt davon ab, was Ihr System anbietet. Das klären wir im ersten Gespräch.
Welche Belegarten lassen sich automatisch erstellen?
Alle. Ob Verkauf oder Einkauf, ob Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein oder Bestellung - wir arbeiten mit den Geschäftsobjekten der Sage 100 und können darüber jede Belegart automatisch erstellen.
Können auch Folgebelege automatisch erstellt werden?
Ja. Ein typisches Beispiel: Aus einer Auftragsbestätigung wird automatisch ein Lieferschein oder eine Rechnung erzeugt. Dabei werden die Positionen aus dem Vorgängerbeleg übernommen. Das nutzen wir etwa bei der WMS-Anbindung, wo nach der Kommissionierung automatisch der passende Folgebeleg entsteht.
Warum arbeitet ihr über die Geschäftsobjekte und nicht direkt auf der Datenbank?
Weil die Geschäftsobjekte die komplette Geschäftslogik der Sage 100 mitbringen. Preisfindung, Lagerbestandsführung, Belegverkettung, Nummernkreise - das alles läuft automatisch mit, wenn wir über die Geschäftsobjekte gehen. Wer Daten direkt in die Datenbank schreibt, umgeht diese Logik. Das führt früher oder später zu einem fehlerhaften Datenbestand und zu echten Fehlern in der Sage 100, die sich nur schwer zurückverfolgen lassen.
Warum nutzt ihr nicht die Sage 100 API für die Belegerstellung?
Die Sage 100 API kann Belege anlegen, aber eine Aktualisierung eines bestehenden Belegs ist darüber aktuell nicht vorgesehen. Für viele Automatisierungen reicht das nicht aus. Über die Geschäftsobjekte haben wir den vollen Zugriff - anlegen, ändern, Folgebelege erstellen. Deshalb arbeiten wir bevorzugt damit.
Brauchen wir dafür eine zusätzliche Sage-Lizenz?
Das kommt auf die Umsetzung an. In manchen Fällen wird eine zusätzliche Named-User-Lizenz benötigt, die die Belege erstellt. In anderen Fällen nicht. Das klären wir im Vorfeld, damit es keine Überraschungen gibt.
Was passiert, wenn bei der automatischen Erstellung ein Fehler auftritt?
Der Beleg wird nicht angelegt. Stattdessen wird der Fehler protokolliert und je nach Einrichtung per Mail oder Benachrichtigung gemeldet. So können Sie oder wir den Fall prüfen, bevor fehlerhafte Daten in der Buchhaltung landen.
Können wir die Belegerstellung auch manuell anstoßen?
Ja. Neben der vollautomatischen Variante über einen Windows-Dienst bauen wir auch AppDesigner-Masken, über die ein Mitarbeiter die Erstellung per Klick auslöst. Voraussetzung ist, dass die Daten für den Beleg irgendwo existieren - ob in einem Webshop, einem ERP-Fremdsystem oder einer anderen Datenquelle. Die Logik dahinter läuft dann automatisch: Der Mitarbeiter startet den Vorgang, die Daten werden abgerufen und der Beleg entsteht.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Das hängt davon ab, wie viele Belegarten, Regelkombinationen und Sonderfälle abgedeckt werden müssen. Eine Anbindung mit einer Belegart und klarer Logik ist überschaubar. Sobald mehrere Belegarten, Kundengruppen oder Versandarten ins Spiel kommen, steigt der Aufwand vor allem beim Testen. Wir schätzen den Umfang nach einem ersten Gespräch ein.
So geht es weiter
Wenn bei Ihnen Belege in der Sage 100 von Hand angelegt werden, die eigentlich aus einem anderen System kommen, lohnt sich ein Gespräch. Wir schauen uns an, wie Ihr Prozess heute aussieht und ob sich das automatisieren lässt.